Libellule - opérations après fusion

Lors de la fusion, les données de la base de l'EPL dont la base est fermée ont été intégrées dans celle de l'EPL dont la base a été conservée.

Les procédures ne permettent pas la reprise automatique de l'ensemble des données. Certaines manipulations resteront à la charge des utilisateurs et d'autres seront effectuées automatiquement.

Ces opérations concernent :

Note : un premier niveau de contrôle au niveau des données récupérées est effectué par les développeurs en charge des fusions de bases.
Cependant, si vous constatez une anomalie, il faut nous le signaler le plus rapidement.

La gestion des utilisateurs

Pour les sites Libellule qui changent de base de données :

  • Recréer les utilisateurs sur la nouvelle base et leur attribuer les droits qui conviennent.

Pour les sites Libellule qui conservent leur base de données :

  • S'il y a changement de niveau dans la structure administrative de l'établissement : Dans Libellule, le site est référencé deux fois :

    • Une fois jusqu'à fin de l'année scolaire N sur son ancien niveau
    • Une fois à partir du début de l'année scolaire N+1 sur son nouveau niveau.

    Il faut donc étendre les droits des utilisateurs sur le site ouvert à partir de l'année N et informer les utilisateurs de la nécessité de faire attention lors de leur première connexion de bien choisir la bonne ligne (site marqué "ouvert en année N").

  • S'il n'y a pas de changement de niveau dans la structure administrative : Dans ce cas, il n'y a rien à faire.

Le module Architecture

Les structures administratives, promotions, divisions, ensembles d'élèves, tables locales et établissements d'origine sont reprises.
Les données sur les personnels sont reprises dans leur totalité sauf pour les enseignants.
Dans leur cas, il convient de renseigner l'utilisateur de connexion dans chaque fiche personnel (cela concerne les enseignants du site dont les données ont été intégrées).

Le module Elève

L'ensemble des données élèves sont reprises : les données administratives et pédagogiques pour l'année en cours, ainsi que pour l'année précédente dans le cas des élèves en cours de CCF.
Est repris également l'ensemble des données concernant les responsables qui sont liés aux élèves récupérés lors de l'opération de fusion.

Les calendriers et les absences

Les absences et autres évènements de calendrier ainsi que les courriers sont repris.

Cependant, il faut créer dans la nouvelle base les paramétrages sur chacun des niveaux (un paramétrage par défaut suffit) : journée type, semaine type, créneau par jour de la semaine et calendrier de référence.

Les bourses

Les dossiers de bourses de l'année en cours sont repris ainsi que les échéanciers précédemment transmis par Luciole.

Les échéances déjà incluses à une facturation ne se présenteront pas lors de la prochaine facturation.

A noter : les dossiers sont renumérotés dans Libellule ainsi que dans Luciole.

La facturation

Un lot "fictif" est créé sur le nouveau site. Il est directement clôturé et est utilisé dans le cadre du paiement des bourses pour identifier les échéances qui avaient été payées dans l'ancienne base Libellule.

Les factures ne sont pas reprises. Elles restent consultables sur la base historisée.

Il faut récréer les articles de facturation (sauf les articles CNERTA qui sont générés automatiquement).

Les notes CCF

Les notes de CCF ainsi que les natures de contrôles et les matières sont reprises en totalité sur l'année en cours, et sur l'année précédente pour les élèves en 2ème année.

Les notes formatives

Les notes formatives ainsi que les natures de contrôles et les matières sont reprises pour l'année en cours.

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