Préparation fusion - Actions à mener sur Cocwinelle

Première étape : contacter l'inspection

Les établissements qui ont le projet de fusionner doivent absolument prendre contact avec l'Inspection avant de commencer quoi que ce soit.

Deuxième étape : identification des bases de données Cocwinelle

L'application Cocwinelle de l'EPL cible s'appuiera sur une copie des bases de l'un des EPL qui fusionnent, évitant ainsi de démarrer la gestion du nouvel établissement sur des bases de données vierges.

Des procédures permettront d'exporter des données de l'autre EPL source impliqué dans la fusion pour les intégrer dans la base du nouvel établissement.

Les établissements doivent donc indiquer au support technique du Cnerta l'EPL dont les bases seront fermées et celui qui conservera les siennes (ils le feront quand ils retourneront les infos techniques).

Les bases de données des EPL sources seront historisées avec un accès en consultation-édition.

Troisième étape : Identification des différentes actions à réaliser avant la fin de l'année comptable

Principe

La procédure réglementaire mise en place par l'Inspection implique que, lors d'une fusion, un établissement (en général le plus gros en terme d'opérations) serve d'établissement support.

Les procédures décrites ci-dessous ont été validées par l'Inspection.


La saisie du budget du nouvel établissement

La saisie du budget du nouvel établissement se fait sur l'établissement support.

Il faudra au préalable créer les nouveaux centres constitutifs correspondant à ceux de l'établissement à intégrer.

Une éventuelle DM pourra être saisie au début de l'exercice pour régulariser les chiffres du budget.

Clôture de l'exercice sur l'établissement support

La clôture d'exercice doit être faite au plus tôt pour pouvoir débuter les opérations du nouvel établissement sur l'exercice suivant. Pour cela, il est conseillé d'effectuer les 3 opérations suivantes :

  • Arrêter les bons de commandes rapidement,
  • Mettre en place un planning des différentes phases de clôture (ordonnateur / agent comptable),
  • Mettre à jour le fichier des immobilisations.


Les opérations de fin d'exercice sur l'établissement intégré dans l'établissement support

  • Intégrer la facturation des pensions et des bourses du 1er trimestre de l'année scolaire en provenance de Libellule avant la clôture de l'exercice de l'année N.
  • L'établissement n'existant plus en N+1, il ne faut surtout pas utiliser la procédure d'extourne pour constater les charges à payer et produits à recevoir.
  • Il n'y a pas d'urgence pour effectuer la clôture sur l'EPL dont les bases seront fermées puisque le démarrage du nouvel établissement ne dépend pas de ce dernier. Toutefois, l'agent comptable doit intégrer la balance d'entrée manuellement. Il aura besoin assez rapidement de la balance de sortie de l'établissement à intégrer.


La connexion des postes distants

La base de données Cocwinelle étant maintenant sur le serveur de l'établissement support, la connexion entre les utilisateurs de l'établissement à intégrer et le serveur de l'établissement support doit être mise en place.

Cette opération est à effectuer par le service informatique de l'établissement, en respectant les préconisations d'Eduter-Cnerta.


La duplication de la base de données Cocwinelle

Avant de démarrer toute opération sur le nouvel exercice, il est impératif d'historiser, par le biais d'une sauvegarde spécifique, la base de données support.

Cette opération est à effectuer, sur rendez-vous, par le support technique d'Eduter-Cnerta. Pour planifier cette opération, il est fortement conseillé de prendre rendez-vous courant décembre, voire même avant, en nous envoyant un mél à l'adresse suivante fusions.epl@educagri.fr.


Les opérations de début d'exercice sur le nouvel établissement

Dès lors que la duplication de la base de données est effectuée, il est possible de changer le nom de l'établissement qui était, jusqu'à présent, celui de l'établissement support.

La saisie des opérations est alors possible.

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